U skladu s poslovnom politikom naše kompanije o stalnome unaprjeđenju poslovanja, pokrenut je projekt uvođenja novoga sustava upravljanja kompanijskom Arhivom.

Ogromna arhivska građa koja se sastoji od poslovne, financijske, kadrovske, tehničke i povijesne građe, nastale od osnutka Ericssona Nikole Tesle do danas, predstavlja veliko kulturno i povijesno blago ne samo za našu kompaniju, već i za širu društvenu zajednicu.
U poslovnome smislu, sačuvana tehnička dokumentacija prati razvoj kompanijskih sustava i proizvoda, od najstarijih crossbar sustava do najsuvremenijih softverskih rješenja, a ostali dokumenti govore o povijesti naše kompanije te društvenim uređenjima u kojima smo radili i živjeli.
Arhivska građa ETK smještena je trenutačno u prostoru veličine 600 m2, u ukupno 20 000 registratora, poredanih na drvenim policama ukupne dužine 2 300 metara i težine oko 100 tona. Većina dokumenata je u papirnatom obliku, a dio se nalazi i na mikrofilmu.
Da bi se unaprijedio rad kompanijske Arhive pokrenut je novi projekt. Ciljevi projekta su preseljenje središnje arhive iz podruma "zelene zgrade" u adekvatan prostor zone "core businessa", izlučivanje nepotrebne arhivske građe, unaprjeđenje načina čuvanja gradiva te transparentni uvid i pristup u pretraživanje dokumenata.

Za realizaciju navedenih ciljeva imenovan je projektni tim u sastavu: Ante Krpan, Boris Kranic, Dragana Bujan, Mauro Bastijanić, Sanja Bašić, Tomislav Sila i Ljiljana Krznar.
Radom tima upravlja Nadzorni odbor u sastavu: Lars Jacobson (sponzor Projekta), Ivan Vilić, Karmen Bobanec i Dragan Fratrić.

Dvije faze projekta

Projekt će se realizirati u dvije faze. Prema prihvaćenome terminskom planu, prva faza treba završiti sredinom listopada ove godine. Ona obuhvaća sljedeće aktivnosti: definiranje i rekonstrukciju novoga prostora Arhive prema standardima kompanije, opremanje posebnim regalima za smještaj građe, uređenje radnih i manipulativnih prostorija Arhive, preseljenje arhivskoga gradiva, izradu Arhivske knjige u digitalnome obliku, pripremu prijedloga Pravilnika o čuvanju, korištenju, odabiru i izlučivanju arhivskoga i registraturnoga gradiva, uključujući i posebnu listu dokumenata kojom se određuje vrsta arhivskoga gradiva te rokovi čuvanja dokumenata. Sve aktivnosti su u skladu s odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima.
Paralelno s prvom fazom, projektni tim će pripremiti prijedloge za implementaciju druge faze. U drugoj fazi planira se, u skladu s novim međunarodnim standardom ISO 15489/ Upravljanje spisima (Records management), uvođenje novih tehnologija arhiviranja, ponajprije elektroničkih dokumenata, čime će se stvoriti kvalitetan sustav nadzora, zaštite, vrednovanja, a kasnije i korištenja informacija koje sadrže arhivski dokumenti.

Jasno je, da je pred projektni tim stavljen veliki zadatak. Iako su rokovi dovršenja prilično kratki, u projektnom timu prevladava mišljenje da su ostvarivi. Kao i u realizaciji drugih projekata očekujemo potporu stručnih službi i svih organizacijskih jedinica.
Još jednom treba naglasiti da ovome projektu treba posvetiti dužnu pažnju jer on predstavlja veliko kulturno i povijesno blago ne samo za našu kompaniju, već i za širu društvenu zajednicu. Stoga ne zaboravimo - arhivi su zapravo memorije sadašnjosti za budućnost.

LJ. Krznar