Početkom prosinca puštena je u rad web aplikacija e-shopa koja na jednostavan i efikasan način svim zaposlenicima kompanije daje mogućnost samostalnoga planiranja, izbora i pravodobnoga naručivanja proizvoda (uredski materijal, IS/IT potrošni materijal i poslovni pokloni). U procesu naručivanja izbjegnuti su posrednici i potpuno ukinuto interno kolanje papira.
Vlasnici skupina proizvoda (Commoditiy owners) koji su odgovorni za asortiman proizvoda, kvalitetu, izbor dobavljača, uvjete naručivanja i troškove, a u suradnji sa stručnjacima iz odjela Nabavljanja (ETK/BP), nastavili su aktivnosti na daljnjem unaprjeđenju procesa nabavljanja po grupama proizvoda. Prvi učinci već su vidljivi u grupi proizvoda marketinškoga komuniciranja (M-commodity).

Poslovni pokloni u SAP sustavu

Što je i koliko učinjeno objasnila nam je Zdenka Čulina, Strategic Sourcing Manager Principal iz odjela Nabavljanje (ETK/BP):
- U drugoj fazi procesa sređivanja nabave fokusirali smo se na uređivanje naših odnosa s dobavljačima. Svakodnevnom i dobrom suradnjom stručnjaka iz Kompanijskih komunikacija (ETK/A) koje su odgovorne za grupu proizvoda marketinškoga komuniciranja (M-commodity) i odjela Nabavljanje uspjeli smo proces nabavljanja proizvoda za potrebe Gift shopa učiniti transparentnim i troškovno učinkovitim za kompaniju. Stručnjaci iz Kompanijskih komunikacija standardizirali su proizvode koji će se tijekom godine nalaziti u ponudi Gift-shopa. Nakon toga smo u odjelu Nabavljanje kodirali standardne proizvode sukladno korporacijskim pravilima i registrirali ih u SAP sustavu. Na taj način osigurani su preduvjeti da se naručeni standardni proizvodi u Gift shopu eksterno naručuju od dobavljača putem SAP-a, čime je komuniciranje s dobavljačem postavljeno na višu razinu, sa svim prednostima koje SAP omogućava, izjavila je Z. Čulina.

Nakon istraživanja tržišta - izabrana četiri dobavljača

Mnogo se učinilo i na području istraživanja tržišta i odabira preferiranih dobavljača. Snježana Bahtijari, direktorica Kompanijskih komunikacija i odgovorna osoba za marketinško-komunikacijsku grupu proizvoda formirala je stručni tim, sastavljen od stručnjaka iz ETK/A i ETK/BP, čiji je zadatak bio istraživanje tržišta i odabir dobavljača s kojima se krenulo u pregovore. Evaluacijom prispjelih ponuda dobili smo četiri preferirana dobavljača za sve standardne proizvode u Gift shopu i s njima potpisali Opći nabavni ugovor i cjenik.

Važno pravodobno planiranje poslovnih poklona

Komentirajući sadašnju fazu sređivanja odnosa s dobavljačima u dijelu reprezentacije vezane uz poslovne poklone, Snježana Bahtijari je naglasila:
- Uz transparentnost i troškovnu učinkovitost jedan od važnih ciljeva cijeloga projekta je zadovoljstvo naših internih kupaca kvalitetom, cijenama, dizajnom i rokovima isporuke poslovnih poklona. Kvalitetnim povezivanjem s preferiranim dobavljačima ostvarili smo povoljnije komercijalne uvjete za kompaniju, smanjili zalihe na privremenom skladištu i prebacili odgovornost za skladištenje proizvoda na dobavljače. Tijekom godine s preferiranim dobavljačima održavat ćemo redovitu komunikaciju kako bi se izbjegli eventualni problemi, a krajem ugovorenoga razdoblja procijenit ćemo dobavljače i odlučiti o nastavku suradnje i potpisivanju ugovora za sljedeće razdoblje.
Daljnji uspjeh cijeloga projekta ovisi umnogome i o menadžerima koji među svojim odgovornostima imaju i obvezu planiranja poslovnih poklona. Njihova procjena potrebnih količina poslovnih poklona tijekom godine te pravodobno informiranje o tome, velika su pomoć nama koji smo odgovorni za optimalno funkcioniranje procesa osiguranja kvalitetnih i lijepih poklona u ponudi našega Gift shopa, rekla je na kraju S. Bahtijari.

Verica Mihajlic