Stvar je zapravo vrlo jednostavna. Trebamo misliti i ponašati se kao dobri domaćini kod svoje kuće. Zato, logično, temeljna poruka Programa za smanjenje troškova i povećanje poslovne efikasnosti glasi: "Prema kompaniji kao da je moja i novcu kao da je moj".

Poslovni plan naše kompanije za 2003. koji uključuje povećanje prodaje i smanjenje operativnih troškova za daljnjih 20% u odnosu na prošlu godinu trebao bi kompaniju zadržati u društvu najboljih, konstatirao je Ake Enell, predsjednik ETK, na zadnjem Menadžment forumu, održanom krajem prosinca 2002. godine. Kako bi se osigurali uvjeti za realizaciju takvih planova osnovane su četiri stručne projektne grupe koje će, svaka na svome području, osmisliti mjere poboljšanja u poslovanju Ericssona Nikole Tesle tijekom 2003.

Podsjećamo, jer smo o tome već informirali naše čitatelje, da će o optimizaciji ljudskih resursa brinuti tim na čelu s Anom Jožinec. Stručna grupa, predvođena Tiborom Jergerom, ima zadaću pronalaziti nove poslovne prilike. Područje troškova i povećanje troškovne učinkovitosti u središtu je pozornosti tima kojega predvodi Dragan Fratrić, dok će se pitanjima internoga i eksternog komuniciranja baviti stručna projektna grupa na čelu sa Snježanom Bahtijari.
Realizaciju poslovnoga plana naše kompanije čitatelji mogu pratiti u "Komunikacijama" gdje redovito objavljujemo najvažnije ugovore o prodaji, a kako se odvijaju spomenuta četiri projekta, kao sastavni dio plana za 2003., informirat ćemo u više navrata tijekom godine.

Četiri osnovna područja za povećanje efikasnosti

Ovaj put razgovaramo s Draganom Fratrićem, voditeljem tima za provođenje Programa smanjenja troškova i povećanja poslovne efikasnosti.
U protekla četiri mjeseca stručna projektna grupa, popularno zvana Dragons Team, u sastavu Lars Jacobson, Ivan Vilić, Branko Dronjić i Vlatka Maričić, odredila je osnovna područja, proanalizirala postojeću situaciju te za svako od njih predložila konkretne mjere za smanjenje troškova i povećanje poslovne efikasnosti, kaže Dragan Fratrić. Riječ je o četiri osnovna područja i to: troškovima vezanim uz prodaju, administrativnim poslovima, investicijama te korištenju zgrada i poslovnih prostora. Program, uključujući i mjere poboljšanja, prihvaćen je od predsjednika i prezentiran Senior Management Teamu ETK. Uvođenje paketa mjera za smanjenje operativnih troškova je započeto o čemu se svi zaposleni informiraju putem kompanijinih komunikacijskih kanala ("Komunikacije", intranet, sastanci s neposrednim rukovoditeljima, prezentacije za menadžere).
"Cilj ovih mjera", kaže Dragan Fratrić, "je zadržavanje ili povećavanje standarda rada na koji smo navikli uz pronalaženje načina kako bismo ono što imamo bolje i efikasnije koristili''. Također, uz kvalitetno planiranje mogu se postići velike uštede. U bilo kojem području od putovanja, telefoniranja, korištenja IS/IT opreme, maketa, radnoga prostora pa čak i uredskoga materijala ima prostora za efikasnije korištenje, a kroz to i smanjenje troškova. Da bismo u tome uspjeli trebamo uskladiti i provođenje sva četiri važna projekta u kompaniji. U provođenje Programa smanjenja troškova i povećanja efikasnosti moraju biti uključeni menadžeri svih razina kao i svi zaposleni. Uz plan akcija te povećanu pažnju menadžmenta ljude se mora informirati i s njima razgovarati kako bi se razvilo razumijevanje i svijest zaposlenih da je takav pristup nužnost u poslovanju naše kompanije. Menadžeri i osobnim primjerom, a ne samo deklarativno moraju pokazati kako se može učinkovitije poslovati. Želimo postići da povećanje efikasnosti, a kroz to i štednja, za svakoga i u svim segmentima poslovanja postane stil života, da se ponašamo "prema kompaniji kao da je moja i novcu kao da je moj". U tom smislu razradili smo na koje sve načine zaposleni mogu pridonjeti poslovnome cilju ETK."

Paket mjera za smanjenje troškova i povećanje efikasnosti

Dragan Fratrić upoznao nas je i s određenim konkretnim mjerama smanjenja troškova koje su prihvaćene na razini kompanije.
Zgrade i radni prostor mogu se koristiti znatno efikasnije i tako smanjiti troškove. Radni prostor koji koristimo već je moderniziran i opremljen u skladu s Ericssonovim standardima pa tu više nisu potrebne velike nove investicije. Treba ga koristiti efikasnije, u skladu s korporativnim standardom, a prostor koji ne koristimo ponuditi drugim korisnicima.
Kada je, primjerice, riječ o poslovnim putovanjima treba ih koristiti jedino ako su doista neophodna za posao, a željeni rezultati se ne mogu postići e-mailom, telefonski ili nekim drugim telekomunikacijskim putem. Ali i tada, uz pravodobno planiranje, mogu se naći jeftinije avio-agencije i avio-karte kao i hotelski smještaj. Na kraće relacije ne treba putovati avionom.
Komunikacijski troškovi, IS/IT i telefoniranje, mogu se smanjiti efikasnijom upotrebom rješenja koja već imamo u kompaniji (ECN,VPN i MD), uvođenjem jednoga broja i terminala po osobi (GSM), češćim korištenjem SMS poruka i sl.
Komunikacijskim troškovima treba pridodati i one za IS/IT opremu. Naravno, i tu postoji prostor za efikasnije korištenje. Dobri rezultati u smanjenju troškova se, primjerice, mogu postići daljnjim uvođenjem ESOE 2000 standarda u sva osobna računala, korištenjem postojećih računala i druge informatičke opreme u ETK dokle god je to moguće, primjenom politike jedna osoba/jedno računalo i sl.
U korištenju maketa također su predložene neke nove mjere. Veća efikasnost postići će se reorganizacijom i koncentracijom. Stoga će sve makete uskoro biti u jednoj organizacijskoj cjelini i u jednome prostoru. Na taj način smanjit će se prostor za makete, troškovi održavanja i povećati efikasnost korištenja alata i stručnjaka. Investicije u nove makete bit će samo u slučaju poslovne opravdanosti i novih tehnologija.
U administrativnim poslovima (ETK/A,B,L i R) također treba smanjiti troškove, a mjere su predložene i u poslovanju svakoga KAM-a. Kada je riječ o administrativnim poslovima poseban naglasak stavljen je na elektroničko poslovanje, kvalitetno i pravodobno planiranje te izbor preferiranih dobavljača. U ETK pokrenuto je niz manjih projekata kojima je cilj daljnje pretvaranje dokumenata u elektronički oblik do postizanja pune e-administracije (kolanje i autorizacija dokumenta, primjerice, u internoj i eksternoj distribuciji pošte, arhivi, naručivanju poslovnih poklona, verifikaciji računa itd). TRAMP, kompanijski program za službena putovanja, također će doživjeti reviziju pa će u fazi odobravanja signalizirati autoriziranim menadžerima jesu li planirani troškovi poslovnoga puta u okvirima predviđenoga.
Jedna od konkretnih akcija u ovome Programu jest i smanjenje potrošnje papira što će dijelom uslijediti kao posljedica daljnjega uvođenja e-administracije, a dijelom racionalnijim korištenjem papira (racionalnijim printanjem, slanjem dokumenta e-mailom ili na CD-u, prezentacijama uz korištenje beam-projektora itd).
Posebno područje ovoga Programa jest i efikasnije korištenje ljudskih resursa. U tome pravcu odgovorni tim predlaže, u svim situacijama koje to dozvoljavaju, što više korištenja zaposlenih u produktivnom području, a za administraciju koristiti elektronička pomagala te efikasnije planirati korištenje radnih sati.
"Očekujemo da će opisani pristup tima i paket mjera pridonijeti povećanju poslovne efikasnosti naše kompanije, a time i postizanju novih poslovnih uspjeha. Sretno!", rekao je na kraju Dragan Fratrić.

D. Kobsa